Warum Excel für die CSRD-Berichterstattung eine riskante Wahl ist

Die neue Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) stellt Unternehmen vor große Herausforderungen in der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Viele Unternehmen greifen zunächst zu Microsoft Excel – einem kostengünstigen, vertrauten Tool. Doch schon bald wird deutlich: Excel stößt bei den komplexen Anforderungen der CSRD-Berichtspflicht schnell an seine Grenzen. Was auf den ersten Blick praktikabel erscheint, birgt erhebliche Risiken, die sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit des Reportings gefährden.

Warum Unternehmen weiterhin auf Excel setzen

Überraschenderweise planen 27 % der Unternehmen, Excel für ihre CSRD-Berichte zu nutzen. Das Tool ist weit verbreitet, bietet Flexibilität und scheint kosteneffizient. Doch diese vermeintlichen Vorteile entpuppen sich schnell als trügerisch, wenn es um die Sicherheit und Standardisierung der Berichterstattung geht.

Laut einer PwC-Analyse zeigt sich Excel als ungeeignet für die langfristigen Anforderungen:

„Excel ist auf lange Sicht keine optimale Lösung für das Reporting. Es erlaubt keine sichere, nachprüfbare Dokumentation, und verschiedene Bearbeitungsversionen sind schwer nachvollziehbar.“

Die Frage ist also: Welche Risiken birgt Excel konkret für das CSRD-Reporting?

Die Schwächen von Excel im CSRD-Reporting

1. Fehlende automatische Dokumentation und Änderungsverfolgung

Excel bietet keine Funktionen zur automatischen Nachverfolgung von Änderungen. Gerade bei der CSRD-Berichterstattung, die vollständige Transparenz erfordert, kann das zu erheblichen Problemen führen. Es gibt keine klare Historie, die alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar dokumentiert – ein Problem, das spätestens bei externen Prüfungen schwerwiegende Konsequenzen haben kann.

2. Mangelnde Standardisierung und Komplexität bei der Wirtschaftsprüfung

CSRD-Berichte müssen standardisiert und regulatorisch konform sein. Excel-Templates sind oft fehleranfällig und lassen sich nur schwer an neue Vorschriften anpassen. Auch die Überprüfung durch Wirtschaftsprüfer wird unnötig erschwert, da keine einheitliche und prüfbare Datenbasis vorliegt.

3. Eingeschränkte parallele Bearbeitung und Rechtevergabe

In großen Organisationen arbeiten meist mehrere Teams an der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Excel ermöglicht jedoch keine reibungslose parallele Bearbeitung durch mehrere Nutzer und bietet keine integrierte Rechteverwaltung. Dies führt zu Sicherheitsrisiken und verlangsamt den gesamten Prozess.

4. Hoher Pflegeaufwand und Unübersichtlichkeit

Excel-Tabellen müssen regelmäßig manuell aktualisiert werden. Bei vielen Standorten und Datenpunkten wird das Datenmanagement schnell unübersichtlich. Die Verwendung mehrerer verknüpfter Dateien erhöht zudem das Risiko von Fehlern und Datenverlust.

5. Keine Erinnerungs- und Mehrsprachigkeitsfunktionen

Excel bietet keine Erinnerungen für Deadlines oder fehlende Daten – eine klare Schwäche, besonders bei den oft engen Zeitplänen der CSRD-Berichterstattung. Auch die Verwaltung von Berichten in mehreren Sprachen ist nicht einfach möglich, was international agierende Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen stellt.

6. Sicherheitsrisiken und mangelnder Datenschutz

Excel bietet keinen integrierten Datenschutz oder Mechanismen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff. Eine saubere Rechtevergabe erfordert aufwändige, fehleranfällige Prozesse – ein erhebliches Risiko, besonders bei sensiblen Unternehmensdaten.

7. Fehlende KI-Unterstützung und Regulierungsupdates

Spezialisierte Softwarelösungen setzen zunehmend auf künstliche Intelligenz (KI), um Berichte effizient zu erstellen und automatisch an neue Regulierungen anzupassen. Excel bietet hingegen keine dieser Funktionen. Auch die Erstellung von Berichten im XBRL-Format (maschinenlesbare Berichte) ist mit Excel nicht möglich.

Warum spezialisierte Softwarelösungen die bessere Wahl sind

Um den Anforderungen der CSRD gerecht zu werden, setzen immer mehr Unternehmen auf spezialisierte Softwarelösungen. Diese bieten entscheidende Vorteile:

1. Geführte Workflows: Vorlagen und automatisierte Prozesse stellen sicher, dass alle CSRD-Anforderungen erfüllt werden.
2. Automatisierte Dokumentation: Änderungen werden automatisch nachverfolgt und dokumentiert – das erhöht die Transparenz und Sicherheit der Berichterstattung.
3. KI-gestützte Tools: Moderne Softwarelösungen analysieren Daten effizient und optimieren Berichte durch künstliche Intelligenz.
4. Mehrsprachigkeit und Erinnerungsfunktionen: Integrierte Tools unterstützen bei der Erstellung von Berichten in mehreren Sprachen und erinnern automatisch an Deadlines.
5. Datenschutz und Sicherheitsfunktionen: Klare Rechteverwaltung und Sicherheitsmechanismen schützen sensible Daten und erfüllen die Anforderungen an den Datenschutz.

Fazit: Excel ist keine langfristige Lösung

Obwohl Excel auf den ersten Blick als einfache und kostengünstige Lösung erscheint, zeigt sich bei genauerem Hinsehen: Für die komplexen Anforderungen der CSRD-Berichtspflicht ist Excel nicht geeignet. Zu viele manuelle Aufgaben, fehlende Standardisierung und erhebliche Sicherheitsrisiken machen das Tool zu einer riskanten Wahl für Unternehmen, die zukunftssicher und effizient berichten wollen. Spezialisierte Softwarelösungen bieten hingegen die nötige Unterstützung, um Berichte sicher, transparent und zeitsparend zu erstellen.